INTRODUCCIÓN

Como consultor especializado en el desarrollo y la optimización de alojamientos en la naturaleza, es un placer compartir el proceso detallado para poner en marcha un alojamiento rural de la dimensión que sea.

A continuación, detallo cada fase del proceso en la puesta en marcha de una casa o villa rural.

ASESORAMIENTO LEGAL Y NORMATIVO

El primer paso es asegurar que la propiedad cumple con todas las normativas urbanísticas, turísticas y medioambientales. Por tanto hay que revisar exhaustiva la normativa que le afecta. Tambien es importante encajar tu propiedad y proyecto dentro de una clasificación turística. Dado que en nuestro caso legalizamos alojamientos de naturaleza solemos ir por la normativa que regular los alojamientos de turismo rural.

ENTRAR EN CONTACTO CON EL AYUNTAMIENTO

Normalmente la competencia para otorgar la licencia de actividad es del Ayuntamiento quien tiene la potestad de realizar en muchos casos un informe de conformidad para luego aportarlo en la declaración responsable que habrás de firmar para comprometerte a que cumples con todos los requisitos que obliga el Decreto que regule tu tipo de estableciendo.

Has de saber que existe un Real Decreto para cada tipo de alojamiento que especifica todos los requisitos que habrás de cumplir para que te otorguen la licencia turística.

Realización de un plan de marketing y un plan de medios publicitarios

Lo primero es redactar un plan de marketing exhaustivo que analiza la situación actual del mercado, define objetivos claros y establece estrategias para alcanzarlos.

Este plan incluye análisis de competidores, identificación de oportunidades, estudio de los recursos turísticos, empresas turísticas complementarias, estudio de las experiencias cercanas y cómo transformar estancias tradicionales en auténticas experiencias. Para ello es importante definir muy detalladamente los avatares (perfiles del público objetivo).

El objetivo es posicionar la casa rural o villa como destinos de referencia para los perfiles que hemos definido previamente  (Ej. grupos de amigos y familias que buscan experiencias únicas en entornos naturales privilegiados.)

La idea es obtener de forma clara y sencilla respuestas a las 3 preguntas claves del plan de marketing:

¿Dónde estamos?
¿Dónde queremos llegar? y…
¿Cómo vamos a lograrlo?,

En el cómo lo vamos pasando ya a un excel con todas las estrategias, tácticas y acciones de marketing y promoción. En este excel se distribuyen perfectamente los presupuestos para cada uno de los medios.

Diseño de Identidad Corporativa

Para mi la marca es muy importante.

La marca ha de partir de los aspectos esenciales que se han estudiado en el plan de marketing.

La marca debe encontrar su posicionamiento competitivo, necesito que transmita una personalidad en función del mercado en el que nos encontremos y debe conectar con el público objetivo.

Si por ejemplo estamos frente a una villas de lujo, estás no solo venden alojamiento; venden una experiencia. Una marca bien definida comunica la promesa de esa experiencia única, ya sea relajación, exclusividad, o conexión con la naturaleza. Esto ayuda a los potenciales clientes a entender qué pueden esperar y a sentirse atraídos por la oferta.

Siguiendo con el ejemplo de un villa de lujo, casona, pazo, hacienda, etc…una marca distintiva ayuda a posicionar la casa como una opción superior frente a otras alternativas. Elementos como el diseño, los servicios ofrecidos y la historia de la casa se integran en la narrativa de la marca, destacándola en un mercado saturado.

En el caso de las villas de lujo dirigidas a grupos de amigos y familias  la marca debe reflejar valores como comodidad, exclusividad y experiencias sociales, atrayendo así a los clientes que buscan estas características específicas.

Una experiencia satisfactoria y una marca fuerte promueven la fidelización de los clientes.

Los huéspedes satisfechos son más propensos a regresar y a recomendar la villa a amigos y familiares, lo cual es una de los objetivos del marketing… el boca a boca espontáneo.

Una marca que transmita exclusividad, atención al detalle y alta calidad puede justificar tarifas premium y atraer a un segmento de mercado dispuesto a pagar más por una experiencia superior.

Una vez siento que la marca define el producto turístico correctamente, me es más sencillo hacer fluir el resto de acciones.

La Importancia de acondicionar la casa para el uso turístico

Uno de los aspectos fundamentales al transformar una propiedad privada en un alojamiento para uso turístico es el acondicionamiento adecuado del espacio.

Es esencial que el propietario entienda que, aunque tenga una casa hermosa y bien equipada, adaptar la propiedad para el nuevo uso implica ciertos pasos adicionales cruciales para garantizar el éxito del proyecto.

El acondicionamiento de la casa o villa va más allá de la mera estética.

Aunque la propiedad pueda ser visualmente atractiva, es necesario considerar aspectos funcionales y operativos que aseguren una experiencia correcta para los huéspedes. Esto incluye:

•Optimización de la Distribución: Evaluar la disposición de los espacios para maximizar la comodidad y el flujo.

Por ejemplo, asegurar que las áreas comunes sean amplias y acogedoras,  si decimos que la casa es para 12 personas se necesitará sofas con capacidad para las 12 personas, mesa de comedor tanto interior como exterior también para dicha capacidad y que las habitaciones ofrezcan privacidad y confort.

Uno de los aspectos más complicados a la hora de cambiar el uso a la casa es cambiar la mentalidad del propietario.

El propietario piensa que como está, está muy bien.

No obstante, en la mayoría de los casos se necesita una adaptación en todos los espacios a los nuevos condicionantes turísticos.

Por eso definir perfectamente en el plan de marketing nuestros avatares es tan importante.

Piensa bien en la distribución, el número de camas, el tipo de cama…quizás sea conveniente en algunas habitaciones pasar de una cama de 1,50 a dos de 90.

La casa no se pensó de origen para un uso turístico y estos son los detalles que debemos modificar si o si.

Si una de las habitaciones dispone de un jacuzzi por ejemplo no es posible decir que la casa dispone de jacuzzi, se ha de explicar que una de las habitaciones de la casa dispone de un baño con jacuzzi. Parece obvio pero, por experiencia os diré que no lo es tanto.

•Actualización de Equipamientos: Asegurarse de que todos los equipamientos (electrodomésticos, sistemas de climatización, instalaciones de baño, colchones, etc.) estén en perfecto estado de funcionamiento y sean de alta calidad. Esto no solo mejora la experiencia del huésped, sino que también reduce el riesgo de problemas técnicos durante su estancia.

•Cumplimiento de Normativas: Verificar que la casa cumple con todas las normativas de seguridad y accesibilidad. Esto puede incluir la instalación de detectores de humo, extintores, y la adecuación de las instalaciones para personas con movilidad reducida. 

¿Te has planteado ya qué servicios vas a prestar? Te sugiero que repases esta lista:

SERVICIOS:

Detalles de Bienvenida

• Una botella de vino local.
• Una cesta de fruta.
• Una caja de dulces típicos.

Baño

• Secador de pelo – en todos los baños
• Productos de higiene, al menos
  • Champú
  • Gel de ducha
  • Jabón de manos

(Recomiendo dispensador grande más que los típicos botecitos pequeños.)

Lavandería

• Lavadora en el alojamiento + jabon+ suavizante
• Secadora en el alojamiento (sobre todo si el cliente puede realizar actividades deportivas como por ejemplo el esqui).
• Plancha
• Tabla de planchar
• Tendedero
• Servicios básicos:
  • Toallas de calidad.
  • Sábanas de 300 puntos.
  • Papel higiénico suficiente.

Dormitorios

• Perchas
• Ropa de cama de calidad y en perfecto estado.
• Almohadas y mantas adicionales
• Persianas o cortinas opacas
• Espacio para guardar la ropa: armario.
• Frigorífico mini en sótano o habitación principal (tipo suite)

Entretenimiento

• Smartv de alta definición con una cuenta de Netflix a ser posible.
• Sistema de sonido de alta calidad con bluetooth.
• Zona de juegos
  • Mesa de billar
  • Futbolin
  • Pin pon
• Libros y material de lectura.
• Guías turísticas de la zona.

Para familias

• Cuna: siempre en el alojamiento
• Parque/cunas de viaje
• Libros y juguetes para niños
• Trona independiente: siempre en el alojamiento
• Bañera para bebés
• Juegos de mesa
• Barreras de seguridad para bebés
• Parque infantil al aire libre

Una zona al aire libre equipada con estructuras de juego para niños siempre llama muchísimo la atención a los papas! ya sabes , los papas agradecerán tener un poco de tiempo para ellos.

Calefacción y refrigeración

• Aire acondicionado
• Calefacción central

Si estos aparatos puedes dotarles de energía proveniente de energías limpias como la fotovoltaica créeme que lo agradecerás mucho al final de año en tu balance.

Seguridad en el hogar

• Cámaras de seguridad en los exteriores de la propiedad
• Detector de humo ( sobre todo si vas a permitir fumar en el interior de la vivienda).
• Detector de monóxido de carbono.
• Detector de decibleios que te avisa al movil si la cosa se está yendo de madre.

Internet

• Wifi
• Cuidado con las descargas ilegales.

Cocina y comedor

• Frigorífico
• Congelador
• Fogón – vitro mejor que gas para evitar posibles problemas con el gas.
• Horno
• Microondas
• Tostadora
• Hervidor de agua
• Cafetera
• Mini pimer
• Lavavajillas
• Utensilios básicos de cocina
• Cazuelas y sartenes, 
• Platos y cubiertos
• Cuencos, palillos, platos, tazas, etc.
• Azúcar, cafe, aceite, sal y pimienta.
• Copas de vino
• Mesa de comedor con capacidad para todos los comensales

Exterior

• Jardín
• Salón exterior
• Tumbonas
• Sombrillas o toldos
• Comedor al aire libre
• Barbacoa o Parrilla
• Utensilios de barbacoa
• Carbón a disposición del cliente
• Piscina descubierta privada
• Jacuzzi exterior con agua caliente.

Aparcamiento e instalaciones

• Aparcamiento gratuito en las instalaciones

Algunos servicios que siempre hacen dudar al propietario.

Al poner en marcha una casa rural privada, hay varios servicios y decisiones que pueden generar dudas en el propietario. A continuación, se detallan algunos de los más comunes, junto con las consideraciones que pueden ayudar a tomar una decisión.

1. Admisión de Mascotas

Ventajas:

• Atrae a un segmento de mercado específico que busca alojamientos pet-friendly. Hablamos de casi un 30%-35% de los clientes potenciales.
• Puede incrementar la ocupación y la fidelidad de los huéspedes.

Desventajas:

• Potenciales problemas de limpieza y mantenimiento adicionales.
• Posibles daños a la propiedad y molestias a otros huéspedes.

Consideraciones: Evaluar el costo adicional de limpieza y mantenimiento contra el posible incremento en reservas. Implementar políticas claras sobre el comportamiento de las mascotas y cobrar un depósito o tarifa adicional puede mitigar algunos riesgos.

2. Instalación de Piscina o Spa

Ventajas:

• Aumenta el atractivo de la propiedad.
• Permite cobrar tarifas más altas.
• Ofrece un valor añadido que puede atraer a más huéspedes.

Desventajas:

• Responsabilidad adicional
• Medidas de seguridad
• Costo inicial elevado y mantenimiento continuo.
• Requiere cumplir con normativas de seguridad específicas.

Consideraciones: Realizar un análisis de costo-beneficio para determinar si la inversión inicial y los costos de mantenimiento se justifican por el aumento en la ocupación y tarifas.

3. Permitir Fumar Dentro de la Vivienda

Decidir si permitir o no fumar dentro de la vivienda es una cuestión importante que puede afectar significativamente la experiencia de los huéspedes y el mantenimiento de la propiedad. Aquí se presentan las ventajas, desventajas y consideraciones para ayudar a tomar esta decisión.

Ventajas

• Atractivo para Huéspedes Fumadores: Permitir fumar dentro de la vivienda puede atraer a huéspedes fumadores que buscan la comodidad y la libertad de no tener que salir al exterior para fumar.

Desventajas

• Problemas de Olor: El humo del tabaco puede impregnar muebles, cortinas, alfombras y otros textiles, dejando un olor persistente que puede ser desagradable para futuros huéspedes no fumadores.
• Mayor Riesgo de Daños: Fumar en interiores aumenta el riesgo de quemaduras en muebles, alfombras y otros elementos decorativos, así como el riesgo de incendios.
• Costos Adicionales de Limpieza: Eliminar el olor y los residuos del tabaco requiere una limpieza profunda y frecuente, lo que incrementa los costos operativos.
• Impacto en la Salud y Calidad del Aire: Fumar en interiores puede afectar la calidad del aire y la salud de los huéspedes, especialmente aquellos con condiciones respiratorias o alergias.

Consideraciones

• Prohibir Fumar en el Interior: Prohibir fumar dentro de la vivienda es generalmente la mejor práctica para mantener un ambiente limpio y saludable. Esto ayuda a preservar la calidad del aire, reduce costos de mantenimiento y hace la propiedad más atractiva para una mayor variedad de huéspedes.
• Áreas Designadas para Fumar: Para satisfacer a los huéspedes fumadores sin comprometer la calidad del alojamiento, se pueden designar áreas específicas para fumar en el exterior. Estas áreas pueden estar equipadas con ceniceros y asientos cómodos para ofrecer una alternativa conveniente.

La Importancia de una Página Web para el Éxito de una Casa Rural es estratégica

En el contexto actual del turismo y la hospitalidad, una página web bien diseñada y funcional es una herramienta esencial para el éxito de una casa rural. No solo sirve como la carta de presentación de la propiedad, sino que también facilita la venta de reservas directas, lo cual es crucial para maximizar ingresos y mejorar la experiencia del huésped. Aquí se detallan los beneficios y la importancia de tener una página web eficiente para una casa rural.

1. Visibilidad y Alcance Global

Una página web permite que tu casa rural sea visible para una audiencia global. Los turistas de todo el mundo pueden encontrar información sobre tu propiedad, ver fotos, leer descripciones detalladas y tomar decisiones informadas sobre su estancia. Sin una presencia en línea, la visibilidad de tu casa rural se limita significativamente.

2. Reservas Directas

Implementar un buen motor de reservas en tu página web permite a los huéspedes realizar reservas directas. Esto tiene varios beneficios:

•Eliminación de Comisiones: Las reservas directas eliminan la necesidad de pagar comisiones a terceros como agencias de viaje online (OTAs), lo cual aumenta los márgenes de beneficio.

•Control de Disponibilidad y Tarifas: Tener un sistema de reservas propio te permite controlar la disponibilidad en tiempo real y ajustar las tarifas según la demanda y las temporadas, optimizando así los ingresos.

•Mejor Experiencia del Cliente: Ofrecer un proceso de reserva directo y sencillo mejora la experiencia del cliente y puede aumentar la satisfacción y fidelidad.

3. Gestión Eficiente con Programas de Gestión

Un programa de gestión (Property Management System, PMS) integrado con tu motor de reservas permite una gestión eficiente de las operaciones diarias de la casa rural:

•Automatización de Tareas: Automatiza tareas repetitivas como el registro de huéspedes, la facturación y la asignación de habitaciones, liberando tiempo para que puedas enfocarte en mejorar la experiencia del huésped.

•Seguimiento de Reservas y Disponibilidad: Mantén un registro preciso de todas las reservas, la disponibilidad de habitaciones y las preferencias de los huéspedes.

•Informes y Análisis: Genera informes detallados sobre ocupación, ingresos, y tendencias de los huéspedes, proporcionando información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.

4. Marketing y Promoción

Una página web bien diseñada es una plataforma ideal para ejecutar estrategias de marketing y promoción:

•SEO (Search Engine Optimization): Optimizar tu sitio web para motores de búsqueda mejora tu posicionamiento en Google y otros buscadores, atrayendo más tráfico orgánico.

•Marketing de Contenidos: Publicar blogs, guías de viaje, y noticias sobre eventos locales puede atraer a más visitantes a tu sitio web y mejorar la retención de usuarios.

•Ofertas y Paquetes: Promociona ofertas especiales, paquetes de estancia y eventos exclusivos directamente en tu sitio web para atraer reservas adicionales.

5. Construcción de Marca y Confianza

Tu página web es una extensión de la marca de tu casa rural. Una web profesional y atractiva comunica confiabilidad y calidad:

•Primera Impresión: La apariencia y funcionalidad de tu página web crean la primera impresión para los potenciales huéspedes. Una web intuitiva y visualmente atractiva genera confianza y profesionalismo.

•Testimonios y Opiniones: Incluir testimonios y opiniones de huéspedes anteriores en tu web puede aumentar la credibilidad y persuadir a nuevos visitantes a hacer una reserva.

Consejos para Propietarios que Delegan la Gestión de su Casa Rural

Es comprensible que los propietarios sientan inquietud al tener que delegar la gestión de su casa rural en terceros, especialmente si no pueden estar cerca para supervisar. A continuación, algunos consejos para asegurar una gestión eficiente y confiable, así como las opciones disponibles para encontrar al gestor ideal:

1. Definir Claramente las Necesidades

• Tareas a Realizar: Establecer claramente qué tareas deben realizarse, como la limpieza, entrega de llaves, mantenimiento y atención al huésped.
• Disponibilidad: Determinar si se necesita disponibilidad 24/7, y en qué momentos se espera mayor demanda de atención.

2. Opciones de Gestión

a. Ama de Llaves

• Perfil: Ideal para casas de menor tamaño donde las tareas son principalmente limpieza, lavandería y recepción de huéspedes.
• Ventajas: Relación más personal, menor costo.
• Desventajas: Limitada capacidad de gestión y atención al cliente.

b. Pareja

• Perfil: Ideal para propiedades más grandes. Pueden dividir tareas, ofreciendo una gestión más completa.
• Ventajas: Mayor cobertura de tareas, presencia continua en la propiedad.
• Desventajas: Requiere proporcionar alojamiento y puede ser más costoso.

c. Agencia de Gestión

• Perfil: Ideal para propiedades que requieren una gestión profesional integral.
• Ventajas: Profesionalismo, experiencia, red de servicios y cobertura completa.
• Desventajas: Mayor costo, menos personalización.

3. Proceso de Selección

a. Investigación y Referencias

• Recomendaciones: Pedir recomendaciones a otros propietarios o en foros y grupos locales de propietarios de alojamientos turísticos.
• Reputación: Investigar la reputación de agencias y candidatos individuales en línea, revisando opiniones y testimonios.

b. Entrevistas y Evaluación

• Entrevistas: Realizar entrevistas detalladas para evaluar la experiencia, habilidades y compatibilidad del candidato o la agencia.
• Prueba de Servicio: Considerar un período de prueba para evaluar el desempeño en la gestión de la propiedad.

c. Contratos Claros

• Acuerdos Escritos: Formalizar la relación con contratos que especifiquen responsabilidades, expectativas, horarios y remuneración.
• Políticas de Emergencia: Incluir políticas claras sobre cómo manejar emergencias y problemas inesperados.

4. Tecnología y Supervisión Remota

• Sistemas de Gestión: Implementar sistemas de gestión de propiedades (PMS) que permitan supervisar las reservas, tareas de limpieza y mantenimiento de forma remota.
• Cámaras de Seguridad: Instalar cámaras de seguridad en áreas comunes para monitorear actividades y garantizar la seguridad.
• Comunicación Constante: Establecer canales de comunicación regulares, como videollamadas semanales, para estar al tanto de la situación de la propiedad.

Conclusión

Delegar la gestión de una casa rural puede ser una decisión difícil, pero con la planificación adecuada y la selección cuidadosa del gestor, es posible asegurar una operación eficiente y la satisfacción de los huéspedes. Evaluar las opciones disponibles y utilizar herramientas tecnológicas puede proporcionar tranquilidad y permitir que la propiedad funcione sin problemas. Te puedo ayudar con la selección de esas herramientas de gestión y supervisión. Yo he gestionado en remoto 14 casas rurales y una Posada en Cantabria de 16 habitaciones.

En resumen

Para montar una casa rural, es fundamental seguir un proceso integral y detallado que garantice el éxito y la satisfacción del cliente. Este proceso incluye:

1.Asesoramiento Legal y Normativo: Asegurarse de que la propiedad cumpla con todas las normativas urbanísticas, turísticas y medioambientales para obtener las licencias necesarias.

2.Plan de Marketing y Medios Publicitarios: Desarrollar un plan de marketing exhaustivo que defina objetivos claros, estrategias precisas y análisis de mercado para posicionar la propiedad como un destino de referencia.

3.Diseño de Identidad Corporativa: Crear una marca sólida que comunique los valores y la experiencia única que ofrece la propiedad, atrayendo y fidelizando a los clientes.

4.Acondicionamiento para Uso Turístico: Adaptar la propiedad para el uso turístico mediante la optimización de espacios, actualización de equipamientos y cumplimiento de normativas de seguridad.

5. Piensa bien que servicios quieres ofrecer y cómo afectarán a tu rentabilidad en función e tus perfiles de clientes, competencia y ROI.

5.Recuerda que la Página Web es estratégica, ojo con a quien se la encargas: Implementar una página web funcional y atractiva que permita visibilidad global, reservas directas, gestión eficiente y ejecución de estrategias de marketing.

Siguiendo estos pasos, se garantiza que la casa rural no solo atraiga a huéspedes, sino que también ofrezca una experiencia memorable y de alta calidad.

¿Listo para llevar tu alojamiento rural al siguiente nivel? Como asesor experto en el desarrollo y optimización de alojamientos turísticos, puedo ayudarte a poner en marcha tu proyecto y asegurar su éxito.

Contáctame para comenzar a transformar tu casa y obtener una renta complementaria muy atractiva para todos esos periodos donde no la usas. ¡Estoy aquí para ayudarte!